Betriebsausflug im Kletterwald: Planung, Dauer und Budget

Ein Betriebsausflug in den Kletterwald ist ein halber Tag mit klarem Rahmen: Einweisung, zwei bis drei Stunden Klettern in selbst gewählten Parcours und danach Zeit für Gespräche bei einem gemeinsamen Essen. Damit der Tag für alle funktioniert, braucht es vor allem drei Dinge: rechtzeitige Reservierung, ein Programm für Menschen, die nicht klettern möchten, und ein realistisches Budget. Dieser Ratgeber führt Schritt für Schritt durch die Planung.

Passt der Kletterwald zu Ihrem Team?

Der Kletterwald ist ein Teamevent, kein Teamtraining. Jede Person klettert in ihrem Tempo, gesichert durch ein System, das sie nach der Einweisung selbst bedient. Das schafft gemeinsame Erlebnisse und Gesprächsstoff, aber keine moderierte Arbeit an Zusammenarbeit. Wenn Sie genau das wollen, ist ein betreutes Programm mit Trainern die bessere Wahl. Die Unterschiede erklärt die Themenseite Teamtraining im Wald.

Gut geeignet ist der Kletterwald, wenn

• das Team sich nach einem anstrengenden Projekt etwas Gutes tun möchte,
• neue Kolleginnen und Kollegen in lockerer Runde ankommen sollen,
• die Belegschaft unterschiedlich fit ist und jede Person ihr eigenes Niveau wählen soll,
• der Ausflug ohne großen Vorbereitungsaufwand auskommen muss.

Weniger geeignet ist er, wenn große Teile des Teams Höhenangst haben, gesundheitliche Einschränkungen verbreitet sind oder der Termin im Winter liegt. Wie sich Kletterwald, pädagogischer Hochseilgarten und Kletterhalle unterscheiden, lesen Sie unter Kletterwald, Hochseilgarten oder Kletterhalle.

Der Zeitplan der Vorbereitung

Viele Kletterwälder haben nur von Frühjahr bis Herbst geöffnet und schließen bei Gewitter oder Sturm. Fragen Sie bei der Reservierung, was bei einem wetterbedingten Ausfall passiert: Gibt es einen Ersatztermin, eine Gutschrift oder eine Erstattung?

Gruppengröße und Organisation vor Ort

Kletterwälder können je nach Größe viele Menschen gleichzeitig aufnehmen, die Einweisung findet aber meist in kleineren Gruppen statt. Bei großen Teams lohnt es sich, Startzeiten zu staffeln, damit niemand lange wartet. Sprechen Sie mit dem Park über diese Punkte:

• Wie viele Personen werden gleichzeitig eingewiesen, und wie lange dauert das?
• Gibt es einen Bereich, in dem die Gruppe sich vorher sammeln und danach zusammensitzen kann?
• Gelten Mindestgrößen, Altersgrenzen oder ein Höchstgewicht, die Sie in der Einladung erwähnen sollten?
• Wie viele Mitarbeitende des Parks sind während Ihres Zeitfensters im Gelände?

Benennen Sie intern eine Person, die am Tag den Überblick behält, Fragen beantwortet und Ansprechpartnerin für den Park ist. Diese Person sollte nicht gleichzeitig selbst im schwierigsten Parcours unterwegs sein.

So kann der Tag ablaufen

Ein Zeitfenster von zwei bis drei Stunden reicht für die meisten Erwachsenen. Länger wird es vor allem für sehr sportliche Gruppen interessant. Viele Teams berichten, dass der gemeinsame Abschluss mindestens so wichtig ist wie das Klettern selbst. Planen Sie dafür genug Zeit ein und starten Sie nicht zu spät, damit der Tag nicht in Eile endet.

Freiwilligkeit: niemand muss klettern

Ein Betriebsausflug soll verbinden, nicht unter Druck setzen. Machen Sie in der Einladung deutlich, dass die Teilnahme am Klettern freiwillig ist und es ein gleichwertiges Alternativprogramm gibt. Typische Gründe, nicht zu klettern, sind Höhenangst, Rückenprobleme, eine Schwangerschaft, frische Verletzungen oder einfach keine Lust. Niemand sollte das begründen müssen.

Gute Alternativen am Boden sind:

• eine geführte Waldwanderung oder ein kleiner Orientierungslauf,
• Bogenschießen, das manche Parks zusätzlich anbieten,
• ein Teamparcours mit Kooperationsaufgaben, etwa mit Übungen aus unserem Ratgeber Teambuilding-Übungen im Wald,
• Zuschauen und Anfeuern mit Getränken und Snacks an einem festen Treffpunkt.

Fragen Sie gesundheitliche Einschränkungen nicht namentlich in großer Runde ab. Besser ist ein Hinweis in der Einladung, dass sich Betroffene vertraulich an die Organisatorin oder direkt an den Park wenden können.

Budget: die typischen Posten

Was ein Kletterwaldticket ungefähr kostet und wovon der Preis abhängt, steht auf der Seite Was kostet ein Hochseilgarten?. Für einen Betriebsausflug kommen weitere Posten hinzu:

Rechnen Sie pro Person nicht nur mit dem Ticketpreis. Bei Anreise mit Bus und einem gemeinsamen Essen liegen die Gesamtkosten oft deutlich darüber.

Steuer und Versicherung

Steuer: Für Betriebsveranstaltungen gibt es in Deutschland einen Freibetrag von derzeit 110 Euro je teilnehmender Person und Veranstaltung, für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr. Was darüber liegt, kann für die Beschäftigten als Arbeitslohn gelten. Welche Kosten eingerechnet werden und wie Begleitpersonen zählen, klärt am besten die Steuerberatung oder Lohnbuchhaltung.

Versicherung: Ein vom Arbeitgeber getragener Betriebsausflug, der allen Beschäftigten offensteht, ist als betriebliche Gemeinschaftsveranstaltung in der Regel gesetzlich unfallversichert. Unklar wird es, wenn nur ein kleiner Kreis eingeladen ist oder der Ausflug eher privaten Charakter hat. Im Zweifel hilft die zuständige Berufsgenossenschaft weiter.

Arbeitszeit und Mitbestimmung: Ob der Ausflug als Arbeitszeit gilt, regeln Betriebe unterschiedlich. Wenn es einen Betriebsrat gibt, binden Sie ihn früh ein.

Häufige Fehler bei der Planung

• Zu spät reserviert: Freitage und Wochen vor den Sommerferien sind in vielen Parks früh belegt. Wer erst wenige Wochen vorher anfragt, bekommt oft nur ungünstige Zeitfenster.
• Kein Plan B für das Wetter: Ein Gewitter am Nachmittag reicht, damit der Park schließt. Ohne vereinbarten Ersatztermin oder ein Programm unter Dach endet der Ausflug im Parkplatzfrust.
• Alles auf das Klettern ausgerichtet: Wer nicht klettert, steht daneben und fühlt sich ausgeschlossen. Das Bodenprogramm sollte genauso gut geplant sein wie der Parcours.
• Zu viel in einen Tag gepackt: Anreise, Klettern, Essen, Rede der Geschäftsführung und Abendprogramm überfordern schnell. Weniger Programmpunkte lassen mehr Raum für Gespräche.
• Teilnahmebedingungen nicht weitergegeben: Mindestgrößen, Gewichtsgrenzen oder Hinweise zu Schuhen erfahren manche erst an der Kasse. Ein Link in der Einladung erspart unangenehme Situationen.
• Kein Zeitpuffer: Die Einweisung großer Gruppen dauert länger als gedacht. Planen Sie zwischen den Programmpunkten lieber eine halbe Stunde mehr ein.

Checkliste für die Einladung

Was Sie im Kletterwald anziehen sollten, steht ausführlich unter Kleidung und Ausrüstung. Alkohol gehört übrigens erst nach dem Klettern auf den Tisch, nicht davor oder dazwischen. Die meisten Parks schließen alkoholisierte Gäste vom Klettern aus.